Fiche de coordination · Support à compléter
Support de coordination à copier et à adapter à votre procédure. Une demande en cours reste distincte d'une substitution confirmée. Les pièces et décisions gardent leur emplacement de référence.
| Rubrique · À compléter pour le dossier traité | Informations à renseigner |
|---|---|
| DemandeDate réelle ; demandeur et rôle ; interlocuteur client pour la réponse ; objet exact du remplacement | Demande |
| Cadre conservéEntreprise ; référence de session ; date ; programme ; autres inscriptions concernées ou inchangées | Cadre conservé |
| Personne initialeNom ; référence ; confirmation antérieure ; état courant ; lien vers la nouvelle personne, sans réattribuer son historique | Personne initiale |
| Personne proposéeNom ; référence distincte ; coordonnées utiles ; lien vers la demande et la personne remplacée | Personne proposée |
Fiche de coordination · Support à compléter
| Rubrique · À compléter pour le dossier traité | Informations à renseigner |
|---|---|
| Vérifications individuellesBesoin en rapport avec le programme ; acquis nécessaires ; moyens pratiques ; résultat propre à cette personne, date, source et responsable | Vérifications individuelles |
| DécisionEn cours / acceptée / autre réponse à préciser ; personne habilitée ; conditions examinées ; date et référence de la décision | Décision |
| Information actualiséeNouvelle personne, personne remplacée, client et formateur : destinataires utiles ; version envoyée ; date réelle ; retour encore attendu | Information actualisée |
| Vue sessionListe courante ; nombre attendu après la décision ; autres participants inchangés ; anciennes versions conservées comme historique | Vue session |
Fiche de coordination · Support à compléter
| Rubrique · À compléter pour le dossier traité | Informations à renseigner |
|---|---|
| RéalisationPersonne effectivement concernée ; état établi après examen ; référence du dossier ; divergence éventuelle à attribuer | Réalisation |
| Demande documentaireDocument précis et version ; identité encore affichée ; faits transmis ; personne habilitée ; décision obtenue ; version vérifiée et envoi réel | Demande documentaire |
| Point ouvertQuestion restant à résoudre ; responsable ; source ou réponse attendue ; prochaine action convenue | Point ouvert |
Avant de confirmer l'accueil, contrôlez que les résultats de la personne initiale n'ont pas été repris comme ceux de la nouvelle. Une vérification non reçue reste à obtenir. Avant l'envoi d'un document, comparez son identité et son objet à la décision et au dossier réellement concernés.
« Nous confirmons le remplacement de [personne initiale] par [nouvelle personne] sur [session], selon [décision datée]. Les informations pratiques ont été transmises à [destinataires vérifiés]. [Point encore ouvert, responsable et suite convenue, s'il y en a un.] »
Après la session, ajoutez uniquement la réalisation examinée et la réponse documentaire effectivement obtenue. Cette fiche n'établit ni droit automatique au remplacement, ni traitement comptable, ni liste universelle de justificatifs.