Demande ajoutée en cours de mission : arbitrer la charge avant de promettre une date
L’atelier du jeudi est en préparation quand le client demande d’y ajouter une deuxième équipe. Le commercial y voit quelques participants de plus. Le consultant, lui, doit refaire les exercices et obtenir de nouveaux exemples métier. La décision ne porte pas seulement sur un supplément de prix : il faut savoir quel travail sera déplacé et quel engagement pourra encore être tenu.
Voici une méthode pour instruire cette demande pendant une mission déjà commencée. Son point d’arrivée est un planning réalisable, connu de l’équipe et du client. Le suivi des documents commerciaux reste traité dans l’article sur les versions de devis et l’accord client.
Photographiez le travail déjà engagé
Dans cet exemple fictif, le cabinet Sillage prépare un atelier pour trois responsables. Deux jours avant l’intervention, le client demande d’accueillir huit personnes d’un second établissement. Un consultant a déjà préparé les supports ; une autre mission occupe son vendredi.
La responsable de mission relève ce qui est terminé, ce qui peut encore changer et ce qui dépend d’une autre personne. Elle cherche les conséquences de cette seule demande : exercices à adapter, exemples à recevoir, capacité de la salle, animation à deux ou report possible.
Tant que cette lecture manque, le commercial accuse réception : « Je regarde avec l’équipe ce que cela change pour la préparation et je vous confirme les options demain. » Il donne un moment de réponse sans promettre la nouvelle prestation.
Rendez les arbitrages visibles sur une fiche
| Point à décider | Exemple fictif Sillage |
|---|---|
| Demande reçue | Ajouter la seconde équipe à l’atelier de jeudi |
| Travail déjà engagé | Supports terminés pour trois responsables |
| Travail à reprendre | Deux exercices à adapter aux nouveaux participants |
| Information manquante | Exemples métier de la seconde équipe, attendus mardi midi |
| Contrainte de capacité | Consultant engagé ailleurs vendredi ; aucun report implicite |
| Option à examiner | Garder jeudi et prévoir une seconde séance, ou déplacer l’ensemble |
| Décisionnaire interne | Responsable de mission pour la faisabilité ; responsable habilité pour les conditions |
| Réponse au client | Commercial, après arbitrage, mercredi matin au plus tard |
Une estimation de charge doit indiquer ses hypothèses. « Deux heures si les exemples arrivent mardi » n’a pas le même sens que « deux heures quoi qu’il arrive ». Quand la charge reste inconnue, nommez ce qui permettra de l’estimer ; un chiffre choisi pour remplir une case n’aide personne.
Proposez des options avec leurs conséquences
L’équipe examine trois réponses : conserver l’atelier initial et organiser un autre temps pour la seconde équipe ; adapter l’atelier avec un second intervenant disponible ; déplacer l’ensemble à une date réellement libre. Chaque option précise ce que le client obtient, ce qui change et ce qui doit être confirmé.
L’option « on absorbe » mérite la même vérification. Qui réalisera le travail ? Quelle tâche prévue sera retardée ? Un collègue en a-t-il accepté la reprise ? Si personne ne peut répondre, la charge est simplement cachée.
Les conditions commerciales et les documents nécessaires sont ensuite validés selon les règles de l’entreprise et le contrat concerné. La fiche prépare cette décision ; elle ne constitue pas à elle seule un accord contractuel.
Clôturez lorsque le planning correspond à la décision
Le client retient finalement deux séances séparées. La responsable de mission maintient la préparation de jeudi, attribue la seconde séance et fait confirmer les nouvelles informations attendues. Le commercial transmet la réponse convenue au client. L’équipe clôt le changement lorsque ses tâches, ses dates et le document applicable racontent la même chose.
Gardez aussi la décision lorsqu’une demande est reportée ou refusée. « À revoir si une seconde séance est commandée » donne une condition de reprise. « À suivre » recrée simplement une tâche sans fin.
Pour évaluer Konekt, utilisez ce cas fictif avec une mission déjà commencée et une demande nouvelle. Vérifiez comment retrouver le travail engagé, l’arbitrage et les actions qui en découlent. Choisissez votre organisation après ce test concret, en vérifiant les fonctions disponibles et les outils de planning à conserver.